Korrespondenzverweigerung durch den Versicherer – was Makler tun können  

Die Verweigerung der Korrespondenz durch Versicherer gehört für viele Versicherungsmakler inzwischen zum Alltag. Trotz vorliegender Vollmacht wird nicht reagiert, es werden Unterlagen nicht herausgegeben oder es wird behauptet, man sei „nicht ausreichend bevollmächtigt“. Teilweise werden zusätzliche Formulare verlangt, pauschale Kosten angekündigt oder auf angeblich unzumutbaren Mehraufwand verwiesen. 

Diese Praxis ist nicht nur ärgerlich, sondern in weiten Teilen rechtlich unhaltbar. Gleichwohl zeigt sich in der Praxis, dass einige Versicherer genau darauf setzen: auf Unsicherheit, Zeitmangel oder Eskalationsscheu. Dieser Beitrag ordnet die Rechtslage ein und gibt Ihnen eine unmittelbar umsetzbare Handlungsstrategie an die Hand. 

Korrespondenzverweigerung: ein bekanntes, aber oft unterschätztes Problem  

Die Bandbreite der Argumente ist groß. Häufig wird trotz eindeutiger Maklervollmacht direkt mit dem Kunden kommuniziert oder die Herausgabe von Vertrags- und Schadendaten verweigert. Nicht selten wird behauptet, die Vollmacht sei „zu alt“, „nicht umfassend genug“ oder man arbeite grundsätzlich nicht mit Maklern zusammen. 

Besonders problematisch ist dabei, dass diese Verhaltensweisen regelmäßig zulasten des Versicherungsnehmers gehen. Dem Kunden wird faktisch die Betreuung durch seinen gewählten Interessenvertreter erschwert oder unmöglich gemacht. Genau hier liegt der rechtliche Ansatzpunkt: Maßgeblich ist nicht die Vertriebspolitik des Versicherers, sondern allein der erklärte Wille des Kunden. 

Rechtslage: Welche Regelungen gelten und welche nicht 

Umfassende Vollmacht begründet eine Korrespondenzpflicht 

Liegt eine wirksame und umfassende Vollmacht des Versicherungsnehmers vor, ist der Versicherer grundsätzlich verpflichtet, mit dem bevollmächtigten Makler zu korrespondieren. Diese Rechtslage ist höchstrichterlich geklärt. Der Bundesgerichtshof hat mit Urteil vom 29.05.2013 (IV ZR 165/12) entschieden, dass der erklärte Wille des Kunden, sich durch einen Makler vertreten zu lassen, zu respektieren ist. 

Wichtig ist dabei: Die Korrespondenzpflicht besteht unabhängig davon, ob eine Courtage geschuldet wird. Der Versicherer kann sich also nicht mit dem Argument entziehen, es bestehe keine Vergütungsbeziehung zum Makler. 

Kein Zwang zu versicherereigenen Vollmachtformularen 

Versicherer dürfen die Kommunikation nicht davon abhängig machen, dass ein hauseigenes Vollmachtsformular verwendet wird. Maßgeblich ist allein, ob eine wirksame Vollmacht nach den § 164 ff. BGB vorliegt. 

Interne Formulare des Versicherers sind rechtlich nicht erforderlich. Wird dennoch deren Nutzung verlangt, handelt es sich regelmäßig um eine unzulässige zusätzliche Hürde. 

Der Maklervertrag geht den Versicherer nichts an 

Für die Frage, ob der Versicherer mit dem Makler korrespondieren muss, ist ausschließlich die Kundenvollmacht entscheidend. Der Maklervertrag selbst ist hierfür irrelevant und muss dem Versicherer nicht vorgelegt werden. 

In der Praxis empfiehlt es sich, die Vollmacht in einem vom Maklervertrag getrennten Dokument zu führen, um unnötige Diskussionen von vornherein zu vermeiden. 

Das Alter der Vollmacht ist unbeachtlich 

Ein häufig vorgeschobenes Argument lautet, die Vollmacht sei „zu alt“. Dieses Argument trägt rechtlich nicht. Eine Vollmacht gilt grundsätzlich bis zu ihrem Widerruf. Ein zeitlicher Ablauf allein stellt keinen wirksamen Ablehnungsgrund dar. 

Solange der Versicherungsnehmer die Vollmacht nicht widerrufen hat, bleibt sie wirksam – unabhängig davon, wann sie erteilt wurde. 

Anspruch auf kostenfreie Vertragsunterlagen nach § 7 Abs. 4 VVG 

Während der Laufzeit des Versicherungsvertrags hat der Versicherungsnehmer das Recht, die Vertragsbestimmungen einschließlich der Versicherungsbedingungen erneut anzufordern. Die erste Übermittlung ist kostenfrei. 

Dieser Anspruch kann auch über den bevollmächtigten Makler geltend gemacht werden. Der Einwand, die Unterlagen seien dem Kunden bereits früher einmal übersandt worden, ist rechtlich unbeachtlich. 

DSGVO als zusätzlichen Hebel 

Ergänzend zur versicherungsvertraglichen Rechtslage kann das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO genutzt werden. Dieses umfasst auch die Zurverfügungstellung einer Kopie der personenbezogenen Daten. 

Mit entsprechender Vollmacht kann der Makler dieses Recht für den Versicherungsnehmer wirksam geltend machen. Datenschutzrechtlich ist die Weitergabe an den bevollmächtigten Vertreter zulässig. 

Unzulässige Ablehnungsargumente in der Praxis 

Nicht zulässig sind pauschale Ablehnungen mit Formulierungen wie „nicht umfassend bevollmächtigt“ oder „unzumutbarer Mehraufwand“. Der Versicherer muss konkret darlegen, was fehlt oder warum gerade im Einzelfall eine Unzumutbarkeit bestehen soll. 

Ebenso wenig kann sich der Versicherer auf interne Vertriebspolitik berufen, etwa mit Aussagen wie „wir arbeiten nicht mit Maklern“. Kundenrechte lassen sich dadurch nicht aushebeln. 

Auch der Versuch, Vertrags- oder Schadendaten als „interne Informationen“ zu deklarieren, greift regelmäßig nicht. Dabei handelt es sich in aller Regel um kundenbezogene Daten, zu denen Auskunft geschuldet ist. 

Pauschale Entgeltforderungen für gesetzlich geschuldete Auskünfte oder Unterlagen sind ebenfalls regelmäßig nicht durchsetzbar. 

Zur Klarstellung lässt sich die Rechtslage wie folgt zusammenfassen: 

Was gilt: 

Eine umfassende Vollmacht begründet eine Korrespondenzpflicht des Versicherers 

• Es besteht kein Zwang zur Nutzung versicherungseigener Vollmachtformulare 

• Das Alter der Vollmacht ist rechtlich unbeachtlich 

• Vertragsunterlagen sind einmal kostenfrei herauszugeben (§ 7 Abs. 4 VVG) 

• DSGVO-Auskunftsansprüche können mit Vollmacht geltend gemacht werden 

Was nicht gilt: 

• Pauschalablehnungen ohne konkrete Begründung 

• Berufung auf interne Vertriebspolitik („keine Zusammenarbeit mit Maklern“) 

• Einstufung von Vertrags- oder Schadendaten als „interne Informationen“ 

• Pauschale Gebühren für gesetzlich geschuldete Auskünfte 

Bewährtes Vorgehen: Eskalation mit System statt Dauerdiskussion 

In der Praxis hat sich ein abgestuftes Vorgehen bewährt, das klar, sachlich und zugleich konsequent ist. Zunächst sollte der Versicherer freundlich, aber bestimmt zur Korrespondenz aufgefordert werden. Entscheidend ist, eine konkrete Frist mit Datum zu setzen und klar zu benennen, welche Unterlagen oder Auskünfte benötigt werden. 

Bleibt eine Reaktion aus oder wird pauschal abgelehnt, ist eine rechtliche Schärfung sinnvoll. Spätestens jetzt sollten das BGH-Urteil IV ZR 165/12, § 7 Abs. 4 VVG und – falls einschlägig – Art. 15 DSGVO ausdrücklich benannt werden. Wichtig ist zudem, eine konkrete Begründung zu verlangen, falls der Versicherer weiterhin die Zusammenarbeit verweigert. 

Zeigt auch dies keine Wirkung, kann und sollte der nächste Schritt offen benannt werden. Die Ankündigung einer Beschwerde bei der BaFin, beim Versicherungsombudsmann oder bei der zuständigen Datenschutzaufsicht entfaltet in der Praxis häufig eine erhebliche Wirkung. In vielen Fällen reicht bereits die Ankündigung, um Bewegung in die Sache zu bringen. 

Entscheidend ist dabei: Sie agieren nicht als Bittsteller, sondern setzen Kundenrechte durch. Diese Klarheit sollte sich auch im Ton und in der Argumentation widerspiegeln. 

Warum sich Hartnäckigkeit lohnt 

Die Erfahrung zeigt, dass Korrespondenzverweigerung selten aus rechtlicher Überzeugung erfolgt. Häufig handelt es sich um strategisches Verhalten, um Makler aus der Kundenbeziehung zu drängen oder den Aufwand auf den Kunden zu verlagern. Genau hier ist Konsequenz gefragt. 

Viele Makler berichten, dass nach ein oder zwei rechtlich fundierten Schreiben – spätestens aber nach der Ankündigung einer formellen Beschwerde – die zuvor verweigerten Unterlagen plötzlich problemlos zur Verfügung gestellt werden. Das zeigt: Die Rechtslage ist bekannt, wird aber nicht immer freiwillig beachtet. 

Fazit: Klare Rechtslage, konsequentes Vorgehen 

Die Korrespondenzverweigerung durch Versicherer ist kein Randphänomen, sondern ein strukturelles Problem. Rechtlich ist die Lage jedoch eindeutig. Liegt eine wirksame Vollmacht vor, muss der Versicherer mit Ihnen als Makler korrespondieren. Ausnahmen sind eng begrenzt und müssen konkret begründet werden. 

Lassen Sie sich daher nicht auf pauschale Ablehnungen ein. Setzen Sie auf ein strukturiertes Vorgehen, benennen Sie die Rechtsgrundlagen klar und scheuen Sie sich nicht, Eskalationsinstrumente einzusetzen. Sie handeln dabei nicht nur im eigenen Interesse, sondern vor allem im Interesse Ihrer Kunden. 

Sollten Versicherer dauerhaft blockieren, kann auch eine rechtliche Begleitung sinnvoll sein. Die Erfahrung zeigt, dass sich viele Streitigkeiten bereits außergerichtlich klären lassen, wenn die Rechtslage sauber dargestellt und konsequent vertreten wird.