Der Buchauszug ist ein Kontrollrecht des Handelsvertreters. Nach § 87c Abs. 2 HGB kann er vom Unternehmen einen Auszug aus den Geschäftsbüchern über alle Geschäfte verlangen, für die ihm eine Provision zusteht. Im Versicherungsvertrieb ist er oft das einzige Mittel, um Provisionsabrechnungen und Stornobelastungen wirklich zu überprüfen.
Was muss ein Buchauszug enthalten?
Alle Angaben, die der Vertreter braucht, um seine Provisionsansprüche zu berechnen und zu kontrollieren. Im Versicherungsbereich gehören dazu in der Regel Name des Kunden, Vertragsnummer, Versicherungsart und Tarif, Beginn und Laufzeit, Beitrag und Zahlweise, Zahlungseingänge sowie bei Stornierungen Datum und Grund der Vertragsbeendigung und die Nachbearbeitungsmaßnahmen des Unternehmens.
Ersetzen Provisionsabrechnungen den Buchauszug?
Nur ausnahmsweise. Das Unternehmen muss den Buchauszug grundsätzlich als eigenständige, vollständige Übersicht erstellen. Auf frühere Provisionsabrechnungen darf es nur verweisen, wenn diese bereits alle erforderlichen Angaben enthalten und der Vertreter sie lückenlos vorliegen hat.
Welche weiteren Kontrollrechte gibt es?
Das Unternehmen muss monatlich über die Provisionen abrechnen, der Abrechnungszeitraum kann auf höchstens drei Monate erstreckt werden (§ 87c Abs. 1 HGB). Der Vertreter kann außerdem Mitteilung über alle Umstände verlangen, die für seine Provision wesentlich sind (Abs. 3). Wird der Buchauszug verweigert oder bestehen begründete Zweifel an seiner Richtigkeit, kann er Einsicht in die Geschäftsbücher durch einen Wirtschaftsprüfer oder vereidigten Buchsachverständigen verlangen (Abs. 4). Diese Rechte können vertraglich weder ausgeschlossen noch beschränkt werden (Abs. 5).
Ein Beispiel: Ein Versicherungsvertreter erhält nach seinem Ausscheiden Rückforderungen über 18.000 Euro wegen stornierter Lebensversicherungen. Mit dem Buchauszug kann er prüfen, welche Verträge betroffen sind und ob der Versicherer sie ordnungsgemäß nachbearbeitet hat.
Wann verjährt der Anspruch?
In drei Jahren ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, also regelmäßig mit der Erteilung der letzten Provisionsabrechnung für den betreffenden Zeitraum. Vertragliche Klauseln, nach denen Abrechnungen nach kurzer Zeit als anerkannt gelten, schließen den Anspruch nach der Rechtsprechung nicht aus.
Was sollten Handelsvertreter beachten?
Den Buchauszug schriftlich und mit Angabe der benötigten Daten verlangen, Fristen notieren und Rückforderungen erst nach Prüfung zahlen. Der Buchauszug ist oft Voraussetzung, um Stornohaftung, Nacharbeitspflicht und den Handelsvertreterausgleich richtig zu beurteilen.